5 conseils pour gérer sa comptabilité en tant que freelance RH
Liberté du choix de vos missions, flexibilité en termes d’horaires et de lieu d’exercice, fixation de vos propres tarifs… la freelance fait rêver ! De nombreux RH ont aujourd'hui décidé de sauter le pas et de se tourner vers l’indépendance.
Pourtant une ombre apparaît au tableau : la gestion de la comptabilité ! Aie. La bonne tenue de votre comptabilité est, en effet, essentielle au respect des normes légales et au bon développement de votre activité. Pas de panique, nous vous avons préparé 5 conseils afin de gérer votre comptabilité simplement et efficacement ! 😍
1. Utiliser un outil de comptabilité en ligne
Notre premier conseil pour simplifier votre comptabilité va être de faire appel à une aide externe tout en gardant la main sur la gestion quotidienne de votre entreprise. Le moyen le plus efficace va être d’utiliser un outil de comptabilité en ligne pour freelance. Ce type de logiciel va faciliter, via une gamme de fonctionnalités adaptées à vos besoins spécifiques, le gain de productivité et d’autonomie.
Un logiciel de comptabilité en ligne comme Indy va vous permettre :
- D’automatiser l’ensemble de votre comptabilité.
- De générer l’ensemble de vos déclarations fiscales obligatoires et de les télétransmettre directement à l’administration fiscale.
- De piloter en temps réel votre activité de RH en freelance.
- De créer et d’envoyer tous vos devis et factures.
- De gérer votre TVA sans erreurs.
- D’être conseillé par des experts au quotidien.
- … et bien plus encore !
L’outil de comptabilité en ligne à l’avantage de centraliser l’ensemble de vos informations et documents financiers dans un espace unique et sécurisé. Vous réduisez les coûts et gagnez en efficacité : doublement gagnant !
2. Bien séparer vos dépenses personnelles et professionnelles
Lorsque vous démarrez en freelance, il est impératif que vous puissiez séparer votre patrimoine personnel et professionnel. Comment ? En ouvrant un compte bancaire dédié à votre activité !
Si vos transactions professionnelles apparaissent sur le même compte bancaire que vos opérations personnelles vous risquez de rendre votre comptabilité bien plus compliquée. De plus, vous augmentez le risque d'erreurs lors du remplissage de vos déclarations fiscales !
Bon à savoir :
- Si vous êtes en auto-entreprise ou en entreprise individuelle, l’ouverture d’un compte bancaire professionnel est facultative, mais fortement recommandé.
- Attention, si vous êtes en société, l’ouverture d’un compte bancaire professionnel est obligatoire dès sa création.
En plus de vous accorder une meilleure transparence en cas de contrôle fiscal, un compte bancaire dédié vous permet d’avoir une vue d'ensemble précise sur votre activité professionnelle.
3. Suivre et bien organiser vos dépenses
Le suivi et la bonne organisation de vos dépenses vont être cruciaux dans la bonne gestion de votre comptabilité. Anticipez efficacement vos dépenses afin de gagner en efficacité. Le but : que vous puissiez avoir plus de temps pour développer votre activité sans passer trop de temps à gérer votre comptabilité.
Nous vous conseillons d’établir un budget mensuel afin d’anticiper les coûts imprévus qui pourraient survenir.
Vous pouvez également faire appel à un outil qui vous permettra de classer vos dépenses dans les bonnes lignes comptables. Cela permet également de mettre en lumière vos principales catégories de dépenses. Cette fonctionnalité est souvent proposée dans les logiciels de comptabilité en ligne.
Avoir accès à un tableau de bord pour surveiller vos bénéfices et vos pertes peut également contribuer à réduire les mauvaises surprises en termes de résultat. Vous pouvez alors anticiper vos prochaines grandes dépenses, leurs incidences sur votre chiffre d’affaires et ajuster votre budget en cas de besoin. Les erreurs de saisie seront également évitées.
4. La numérisation de vos justificatifs
Toutes les entreprises sont aujourd'hui concernées par l’obligation de conserver tout document émis ou reçu dans l'exercice de son activité pendant une certaine durée minimale. Ce délai varie d’1 an à 10 ans en fonction des documents.
Mais qui n’a jamais perdu un document papier au bout de quelques semaines ? Quelques jours parfois ! La solution pour vous simplifier la vie et de vous éviter les frayeurs en cas de contrôle fiscal est de numériser vos documents.
Selon l’article 1316-1 du Code civil, « un écrit numérique a une valeur probante dès lors que l'on peut démontrer son origine et son intégrité depuis sa création ». Concrètement, pour que le scanner de votre contrat papier, ou la photo de votre reçu, soit légalement recevable, le plus simple est de faire appel à un outil en ligne (de comptabilité ou de facturation). Ces derniers sont nombreux à proposer cette option gratuitement. Cela vous permet de conserver l’ensemble de vos documents au même endroit, de manière sécurisée.
5. L’anticipation de vos échéances
Notre dernier conseil : n’attendez pas le dernier moment pour remplir et transmettre vos déclarations fiscales. C’est tentant de repousser les échéances à la date limite mais au lieu de vous simplifier la vie, c’est stress et erreurs assurées !
Renseignez-vous sur les obligations comptables et déclaratives liées à votre statut juridique. En effet, la freelance n’est pas une forme juridique mais une manière de désigner les travailleurs indépendants. Un RH en freelance peut être aussi bien auto-entrepreneur, qu’entrepreneur individuel au régime réel ou encore en société ! En fonction de votre statut juridique, vos déclarations et vos échéances vont varier. Comprenez vos déclarations obligatoires (TVA, déclaration de résultat, CFE… etc) et vos échéances afin de mieux vous y retrouver.
Pour conclure, choisissez un outil de comptabilité en ligne qui vous convient ainsi qu’un compte bancaire professionnel afin de simplifier vos obligations, gagner en productivité et respecter les normes légales.
On vous recommande également de conserver tous vos justificatifs de manière dématérialisée et d’anticiper vos échéances fiscales !
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Le Club des RH offre une gamme complète de services pour répondre à vos besoins en ressources humaines.
Nous proposons un matching rapide entre freelances RH et entreprises, ainsi qu'un accompagnement administratif et financier.
Les questions les plus fréquentes
à propos du Club des RH
Dans un premier temps, nous réalisons une prise de brief par visio avec l'entreprise, enregistrée par vidéo.
Suite à cela, nous shortlistons nous-même 1 à 3 chasseurs de tête habitués de ce genre de recrutements.
Une fois le contrat tripartite signé, nous fournissons à chacun d'entre eux cette prise de brief enregistrée.
Puis, nous réalisons une mise en relation par mail afin de pouvoir présenter et échanger directement sur les candidats sourcés.
Notre communauté est composée d'une pluralité de recruteurs indépendants issus de secteurs très variés partout en France.
Cette diversité incroyable nous permet de pouvoir couvrir l'ensemble des métiers pour n'importe quelle type d'entreprise.
Côté entreprise : toute entreprise indépendante et composée de moins de 250 salariés est éligible à une PCRH.
Côté consultant RH : tout prestataire disposant de +2 ans de conseils RH auprès des TPE / PME.
Notre communauté de consultants RH freelances est répartie sur +30 métiers RH autour de 6 thématiques principales :
- le recrutement et la gestion des talents (Recruteur, HRBP..)
- le RH généraliste (RH à temps partagé, Assistant RH,..)
- le management de transition (DRH de transition, DAF de transition..)
- l'administratif et la paie (Gestionnaire de paie, Office Manager..)
- le consulting RH (Consultant SIRH, Consultant RSE..)
- la formation et le coaching RH (Formateur QVCT, Formateur en Management..)
Nous contractualisons de manière tripartite avec l'entreprise et le chasseur de tête par le biais :
- d'une convention de recrutement avec l'entreprise
- d'un contrat de sous-traitance avec le chasseur de tête
Les thématiques encadrées par le dispositif PCRH sont le suivantes :
- Améliorer du process de sourcing, de recrutement et d'on/offboarding
- Développement de la marque employeur
- Mise en place d'un plan de développement des compétences / GEPP
- Mise en oeuvre de l'AFEST
- Amélioration du dialogue social (CSE, entretiens annuels, professionnels..)
- Définition d'un politique de télétravail
- Amélioration de la QVCT
- Accompagnement aux mutations RH liées aux transitions, notamment numérique et écologique (démarche RSE, ..)
Nos consultants RH se trouvent partout en France, à savoir :
Auvergne-Rhône-Alpes
- Ain (01)
- Allier (03)
- Ardèche (07)
- Cantal (15)
- Drôme (26)
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- Rhône (69)
- Savoie (73)
- Haute-Savoie (74)
Bourgogne-Franche-Comté
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- Alpes-de-Haute-Provence (04)
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- Alpes-Maritimes (06)
- Bouches-du-Rhône (13)
- Var (83)
- Vaucluse (84)
Ainsi que dans les DOM-TOM :
- Guadeloupe
- Guyane française
- Martinique
- Mayotte
- La Réunion
- Nouvelle-Calédonie
- Polynésie française
- Saint-Barthélemy
- Saint-Martin
- Saint-Pierre-et-Miquelon
Pour cela, vous devez être consultants RH indépendants et faire partie de la communauté du Club des RH.
Pour chaque démarrage d'une nouvelle mission avec un consultant RH, la contractualisation se fait de manière tri-partite.
Le Club des RH contractualise ainsi avec :
- le consultant RH par le biais d'un ordre de mission
- l'entreprise par le biais d'un devis
Chaque fin de mois, un CRA (Compte-Rendu-d'Activité) est à remplir par le consultant RH en mission.
Une fois complété, il est automatiquement envoyé à l'entreprise cliente pour signature.
Dès validation, le consultant envoie ensuite la facture correspondante au Club des RH avec un règlement sous 48h.
Un accompagnement PCRH se découpe en 3 phases :
- Audit RH
- Co-construction d'un plan d'actions entre le consultant RH et l'entreprise
- Restitution avec mise à disposition de livrables par le consultant RH afin de rendre l'entreprise autonome sur les sujets traités
La facturation s'effectue uniquement au succès après qu'un recrutement se soit concrétisé.
Elle s'effectue de la manière suivante :
- 50% de la commission reversée à la signature de la proposition d'embauche
- 50% de la commission reversée au démarrage du poste
Au Club des RH, nous prônons la transparence et l'efficacité.
Ainsi Le Club des RH perçoit une commission de 15% qui est ajoutée au Taux Journalier Moyen (TJM) du consultant RH en mission.
Cette commission couvre les services suivants :
- Freelances vérifiés et qualifiés disponibles en moins de 48h
- Account Manager dédié
- Matching en quelques heures
- Gestion de la facturation
- Assurance RC Pro
- Gestion automatisée des compte-rendus d’activité (CRA)
- Gestion et utilisation de contrats validés avec Le Club des RH
Il est effectivement possible d'obtenir un devis personnalisé avant de s'engager.
Pour cela rien de plus simple, nous avons d'abord besoin de comprendre votre besoin avant de pouvoir vous mettre en relation avec le bon consultant RH.
Une fois le rencontre programmée, nous pourrons faire une estimation précise de votre projet à mener afin de vous envoyer le devis correspondant.
Une PCRH (Prestation de Conseils en Ressources Humaines) dure généralement 6 jours et s'étale sur 2 à 4 mois d'intervention.
L'entreprise définit elle-même le pourcentage de commission qu'elle souhaite attribuer pour une prime de commission.
Généralement les facteurs qu'elle considère sont les suivants :
- le budget à allouer pour externaliser le sourcing de candidats
- la pénurie de talents sur le métier qu'elle recherche
- l'urgence pour trouver le bon talent
- l'expertise souhaitée par le chasseur de tête pour recruter sur ce poste
- la zone géographique dans laquelle elle se situe