5 conseils pour gérer sa comptabilité en tant que freelance RH

Liberté du choix de vos missions, flexibilité en termes d’horaires et de lieu d’exercice, fixation de vos propres tarifs… la freelance fait rêver ! De nombreux RH ont aujourd'hui décidé de sauter le pas et de se tourner vers l’indépendance. 

Pourtant une ombre apparaît au tableau : la gestion de la comptabilité ! Aie. La bonne tenue de votre comptabilité est, en effet, essentielle au respect des normes légales et au bon développement de votre activité. Pas de panique, nous vous avons préparé 5 conseils afin de gérer votre comptabilité simplement et efficacement ! 😍

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1. Utiliser un outil de comptabilité en ligne

Notre premier conseil pour simplifier votre comptabilité va être de faire appel à une aide externe tout en gardant la main sur la gestion quotidienne de votre entreprise. Le moyen le plus efficace va être d’utiliser un outil de comptabilité en ligne pour freelance. Ce type de logiciel va faciliter, via une gamme de fonctionnalités adaptées à vos besoins spécifiques, le gain de productivité et d’autonomie.  

Un logiciel de comptabilité en ligne comme Indy va vous permettre :

• D’automatiser l’ensemble de votre comptabilité. 
• De générer l’ensemble de vos déclarations fiscales obligatoires et de les télétransmettre directement à l’administration fiscale. 
• De piloter en temps réel votre activité de RH en freelance. 
• De créer et d’envoyer tous vos devis et factures. 
• De gérer votre TVA sans erreurs.
• D’être conseillé par des experts au quotidien.
• … et bien plus encore !

L’outil de comptabilité en ligne à l’avantage de centraliser l’ensemble de vos informations et documents financiers dans un espace unique et sécurisé. Vous réduisez les coûts et gagnez en efficacité : doublement gagnant !

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2. Bien séparer vos dépenses personnelles et professionnelles

Lorsque vous démarrez en freelance, il est impératif que vous puissiez séparer votre patrimoine personnel et professionnel. Comment ? En ouvrant un compte bancaire dédié à votre activité !

Si vos transactions professionnelles apparaissent sur le même compte bancaire que vos opérations personnelles vous risquez de rendre votre comptabilité bien plus compliquée. De plus, vous augmentez le risque d'erreurs lors du remplissage de vos déclarations fiscales !

Bon à savoir :

• Si vous êtes en auto-entreprise ou en entreprise individuelle, l’ouverture d’un compte bancaire professionnel est facultative, mais fortement recommandé. 
• Attention, si vous êtes en société, l’ouverture d’un compte bancaire professionnel est obligatoire dès sa création. 

En plus de vous accorder une meilleure transparence en cas de contrôle fiscal, un compte bancaire dédié vous permet d’avoir une vue d'ensemble précise sur votre activité professionnelle.

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3. Suivre et bien organiser vos dépenses

Le suivi et la bonne organisation de vos dépenses vont être cruciaux dans la bonne gestion de votre comptabilité. Anticipez efficacement vos dépenses afin de gagner en efficacité. Le but : que vous puissiez avoir plus de temps pour développer votre activité sans passer trop de temps à gérer votre comptabilité. 

Nous vous conseillons d’établir un budget mensuel afin d’anticiper les coûts imprévus qui pourraient survenir. 

Vous pouvez également faire appel à un outil qui vous permettra de classer vos dépenses dans les bonnes lignes comptables. Cela permet également de mettre en lumière vos principales catégories de dépenses. Cette fonctionnalité est souvent proposée dans les logiciels de comptabilité en ligne. 

Avoir accès à un tableau de bord pour surveiller vos bénéfices et vos pertes peut également contribuer à réduire les mauvaises surprises en termes de résultat. Vous pouvez alors anticiper vos prochaines grandes dépenses, leurs incidences sur votre chiffre d’affaires et ajuster votre budget en cas de besoin. Les erreurs de saisie seront également évitées. 

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4. La numérisation de vos justificatifs 

Toutes les entreprises sont aujourd'hui concernées par l’obligation de conserver tout document émis ou reçu dans l'exercice de son activité pendant une certaine durée minimale. Ce délai varie d’1 an à 10 ans en fonction des documents. 

Mais qui n’a jamais perdu un document papier au bout de quelques semaines ? Quelques jours parfois ! La solution pour vous simplifier la vie et de vous éviter les frayeurs en cas de contrôle fiscal est de numériser vos documents. 

Selon l’article 1316-1 du Code civil, « un écrit numérique a une valeur probante dès lors que l'on peut démontrer son origine et son intégrité depuis sa création ». Concrètement, pour que le scanner de votre contrat papier, ou la photo de votre reçu, soit légalement recevable, le plus simple est de faire appel à un outil en ligne (de comptabilité ou de facturation). Ces derniers sont nombreux à proposer cette option gratuitement. Cela vous permet de conserver l’ensemble de vos documents au même endroit, de manière sécurisée. 

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5. L’anticipation de vos échéances 

Notre dernier conseil : n’attendez pas le dernier moment pour remplir et transmettre vos déclarations fiscales. C’est tentant de repousser les échéances à la date limite mais au lieu de vous simplifier la vie, c’est stress et erreurs assurées ! 

Renseignez-vous sur les obligations comptables et déclaratives liées à votre statut juridique. En effet, la freelance n’est pas une forme juridique mais une manière de désigner les travailleurs indépendants. Un RH en freelance peut être aussi bien auto-entrepreneur, qu’entrepreneur individuel au régime réel ou encore en société ! En fonction de votre statut juridique, vos déclarations et vos échéances vont varier. Comprenez vos déclarations obligatoires (TVA, déclaration de résultat, CFE… etc) et vos échéances afin de mieux vous y retrouver. 

Pour conclure, choisissez un outil de comptabilité en ligne qui vous convient ainsi qu’un compte bancaire professionnel afin de simplifier vos obligations, gagner en productivité et respecter les normes légales.

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On vous recommande également de conserver tous vos justificatifs de manière dématérialisée et d’anticiper vos échéances fiscales !

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