Les points clés d’un parcours d’onboarding et d’offboarding
Avant tout, qu’entend-on par onboarding et offboarding ?
Si tu n’es pas amateur ou amatrice d’anglicisme, un petit éclaircissement s’impose !
L'onboarding regroupe l'ensemble des tâches à effectuer à l’arrivée d’un nouvel employé dans l'entreprise. Il débute dès que la proposition d'embauche est acceptée. Un onboarding réussi permet d’intégrer au mieux le nouveau collaborateur, et de faire de son recrutement un succès.
L’offboarding est la période précédant le départ d'un salarié. Car oui, un départ, ça se prépare également, voire même davantage qu’une arrivée ! Tout l’enjeu est de permettre au salarié de partir dans de bonnes conditions, et de faire en sorte qu’il transmette sa connaissance en interne avant son départ.
Alors, voyons comment réussir l’onboarding et l’offboarding, et ce que cela peut vous apporter concrètement !
L'importance d'un onboarding réussi
Vous l'avez probablement déjà expérimenté : recruter le bon profil au bon moment est loin d’être une tâche facile. Alors quand on parvient à recruter la pépite, il faut en prendre soin, et ce, dès que le contrat est signé.
Et c’est là que l’onboarding entre en jeu. Il va vous permettre de faire en sorte que le nouvel arrivant se sente bien, considéré, et accompagné dès ses débuts dans l’entreprise.
Un onboarding réussi permet une intégration réussie, et va maximiser les chances de voir le nouvel employé rester longtemps dans l’entreprise.
Quand on sait qu’en 2023, un recrutement coûte en moyenne 5000€, on se dit que cela vaut le coup d’investir un peu de temps dans le process d’onboarding.
Les étapes clés d'un onboarding réussi
Voici les 3 étapes clés de l’onboarding :
- Le préboarding
- L’onboarding
- La fin de l’onboarding
Le préboarding : préparer l’onboarding bien avant l’arrivée du nouvel employé
Oui, l’onboarding ne commence pas au premier jour de travail du nouvel employé, mais bien avant.
En réalité, il débute dès l’acceptation de l’offre par le candidat. Dès lors, vous pouvez déjà préparer son arrivée, pour qu’il soit dans les meilleurs conditions le jour J.
Voici une checklist, non exhaustive, des actions à mettre en place durant la phase de préboarding :
- Créer un mail type réunissant l'ensemble des documents nécessaires à l'embauche
- Communiquer l'arrivée avec les personnes concernées (in)directement
- Convier le nouveau salarié à un premier événement (afterwork, ..) avant son démarrage
- Veiller à la disponibilité du manager et de l’équipe le jour J.
- Programmer la préparation des logiciels et du matériel requis
- Envoyer un livret d’accueil clair et concis reprenant notamment : vos outils, vos process, vos accords / politiques ou encore d'autres éléments sur votre culture générale et vos informations pratiques.
- Envoyer un email de bienvenue la veille du jour J avec à l’intérieur : code d’accès, et programmes, mentor attribué, déjeuner de bienvenue.
- L’onboarding à l’arrivée du nouvel employé
Ça y est, c’est le premier jour de travail de votre nouveau collaborateur ! Accueillez le comme il se doit et faites en sorte qu’il se sente bien dès le début.
Parmi les actions à mener et préparer, vous pouvez :
Le jour J :
- Organiser un (petit-)déjeuner dans les bureaux avec l’ensemble des équipes
- Lui faire la visite des bureaux, et lui présenter son mentor
- Lui donner accès à son pack de bienvenue, avec tout le matériel dont il a besoin pour mener à bien ses tâches
- Planifier des rencontres avec les différents membres des équipes
- Présenter un organigramme de l’entreprise
A la fin de la première semaine :
- Mettre en place un plan d’action personnel, avec des temps de formation et des tâches à réaliser sur les premières semaines (lire la documentation, prendre en main les outils, réaliser une première tâche, etc.)
- Mettre en place une cadence de réunions (1 tous les 2 jours par exemple) avec le mentor ou le manager pour faire un suivi et répondre à toutes les questions.
- Organiser une réunion de compte rendu pour vérifier du bon déroulé de l’onboarding
- Prévoir des temps en dehors du travail également, pour apprendre à se connaître !
- Conclure l’onboarding
L’onboarding est terminé ? Le collaborateur devrait maintenant se sentir plus autonome et prêt à accomplir des premières missions et à monter en compétences petit à petit.
A ce moment là, c’est intéressant de lui demander d’écrire un rapport d’étonnement dans lequel il décrit ce qui l’a surpris dans l’onboarding et/ou dans le fonctionnement de l’entreprise sur ses premiers jours.
Ce document permet d’améliorer l’onboarding dans le futur, mais aussi d’identifier de potentielles zones de progrès dans l’entreprise.
L’importance d’un offboarding réussi
L’offboarding est tout aussi important que l’onboarding. Il va permettre de :
- Supprimer les accès et identifiants du collaborateur pour un meilleur contrôle de votre environnement de travail
- Transférer les connaissances du collaborateur qui est sur le départ à la personne qui va le remplacer. C’est indispensable de perdre le moins de compétences lors du départ d’un employé !
- De récupérer un feedback sur l’expérience du collaborateur, ce qu’il améliorerait, ce qu’il ferait autrement, etc.
Le but ultime est de faciliter l'intégration de son remplaçant. C’est donc un cercle vertueux : l’offboarding réussi permet de faciliter l’onboarding suivant, et ainsi de suite.
Les étapes clés d'un offboarding efficace
- Entretien de départ et feedback
Lorsqu’un employé vous annonce son départ, vous pouvez en profiter pour réaliser un entretien de départ structuré avec lui dans lequel vous pourrez lui demander de partager son expérience, ses suggestions d'amélioration et fournir un feedback constructif sur son parcours dans l'entreprise.
Cela vous permettra de comprendre les raisons du départ et d'apporter des améliorations pour l'avenir.
Durant l’entretien, pensez également à évoquer les prochaines étapes et le calendrier.
- Traitement administratif et récupération des équipements
Un offboarding efficace implique la gestion rigoureuse des aspects administratifs, comme la cessation du contrat de travail, le règlement des avantages et la récupération des équipements de l'entreprise. Établissez une liste pour vous assurerez que toutes les étapes sont suivies et que rien n'est laissé au hasard.
- Transfert de connaissances
La plus-value principale d’un offboarding bien préparé et la préservation des connaissances et compétences dans l’entreprise. L’employé s’en va, mais l’expertise doit rester.
De fait, il faut systématiquement demander de créer un fichier dans lequel il/elle :
- Documente tous ses processus de travail
- Documente tous ses projets passés et en cours
- Transmet toutes les informations clés liées à son poste
En conclusion, un parcours d'onboarding et d'offboarding réussi est essentiel pour maximiser la réussite des employés et favoriser le développement de votre entreprise. En accordant une attention particulière à ces étapes clés, vous pourrez, en tant qu’entreprise, créer un environnement favorable à l'engagement, à la productivité et à la rétention des talents.
Il faut surtout ne jamais sous-estimer l'impact positif que cela peut avoir sur votre entreprise à long terme.
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Dans un premier temps, nous réalisons une prise de brief par visio avec l'entreprise, enregistrée par vidéo.
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Notre communauté est composée d'une pluralité de recruteurs indépendants issus de secteurs très variés partout en France.
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Côté entreprise : toute entreprise indépendante et composée de moins de 250 salariés est éligible à une PCRH.
Côté consultant RH : tout prestataire disposant de +2 ans de conseils RH auprès des TPE / PME.
Notre communauté de consultants RH freelances est répartie sur +30 métiers RH autour de 6 thématiques principales :
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- le consulting RH (Consultant SIRH, Consultant RSE..)
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Nous contractualisons de manière tripartite avec l'entreprise et le chasseur de tête par le biais :
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Les thématiques encadrées par le dispositif PCRH sont le suivantes :
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Nos consultants RH se trouvent partout en France, à savoir :
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Provence-Alpes-Côte d'Azur
- Alpes-de-Haute-Provence (04)
- Hautes-Alpes (05)
- Alpes-Maritimes (06)
- Bouches-du-Rhône (13)
- Var (83)
- Vaucluse (84)
Ainsi que dans les DOM-TOM :
- Guadeloupe
- Guyane française
- Martinique
- Mayotte
- La Réunion
- Nouvelle-Calédonie
- Polynésie française
- Saint-Barthélemy
- Saint-Martin
- Saint-Pierre-et-Miquelon
Pour cela, vous devez être consultants RH indépendants et faire partie de la communauté du Club des RH.
Pour chaque démarrage d'une nouvelle mission avec un consultant RH, la contractualisation se fait de manière tri-partite.
Le Club des RH contractualise ainsi avec :
- le consultant RH par le biais d'un ordre de mission
- l'entreprise par le biais d'un devis
Chaque fin de mois, un CRA (Compte-Rendu-d'Activité) est à remplir par le consultant RH en mission.
Une fois complété, il est automatiquement envoyé à l'entreprise cliente pour signature.
Dès validation, le consultant envoie ensuite la facture correspondante au Club des RH avec un règlement sous 48h.
Un accompagnement PCRH se découpe en 3 phases :
- Audit RH
- Co-construction d'un plan d'actions entre le consultant RH et l'entreprise
- Restitution avec mise à disposition de livrables par le consultant RH afin de rendre l'entreprise autonome sur les sujets traités
La facturation s'effectue uniquement au succès après qu'un recrutement se soit concrétisé.
Elle s'effectue de la manière suivante :
- 50% de la commission reversée à la signature de la proposition d'embauche
- 50% de la commission reversée au démarrage du poste
Au Club des RH, nous prônons la transparence et l'efficacité.
Ainsi Le Club des RH perçoit une commission de 15% qui est ajoutée au Taux Journalier Moyen (TJM) du consultant RH en mission.
Cette commission couvre les services suivants :
- Freelances vérifiés et qualifiés disponibles en moins de 48h
- Account Manager dédié
- Matching en quelques heures
- Gestion de la facturation
- Assurance RC Pro
- Gestion automatisée des compte-rendus d’activité (CRA)
- Gestion et utilisation de contrats validés avec Le Club des RH
Il est effectivement possible d'obtenir un devis personnalisé avant de s'engager.
Pour cela rien de plus simple, nous avons d'abord besoin de comprendre votre besoin avant de pouvoir vous mettre en relation avec le bon consultant RH.
Une fois le rencontre programmée, nous pourrons faire une estimation précise de votre projet à mener afin de vous envoyer le devis correspondant.
Une PCRH (Prestation de Conseils en Ressources Humaines) dure généralement 6 jours et s'étale sur 2 à 4 mois d'intervention.
L'entreprise définit elle-même le pourcentage de commission qu'elle souhaite attribuer pour une prime de commission.
Généralement les facteurs qu'elle considère sont les suivants :
- le budget à allouer pour externaliser le sourcing de candidats
- la pénurie de talents sur le métier qu'elle recherche
- l'urgence pour trouver le bon talent
- l'expertise souhaitée par le chasseur de tête pour recruter sur ce poste
- la zone géographique dans laquelle elle se situe